POLITICĂ DE CONFIDENȚIALITATE CU PRIVIRE LA PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Considerăm asigurarea dreptului la protecția datelor cu caracter personal ca un angajament fundamental al Asociației Absolvenților din Timișoara, prin urmare vom dedica toate resursele și eforturile necesare pentru a prelucra datele dumneavoastră în deplină concordanță cu Regulamentul (UE) 2016/679 (“Regulamentul general privind protecția datelor” sau “GDPR”), precum și cu orice altă legislație aplicabilă pe teritoriul Romaniei. Întrucât unul dintre principiile esențiale ale acestui cadrul legal îl reprezintă transparența, am pregătit aceast document prin care dorim să vă informăm despre modul în care colectăm, utilizăm, transferăm și protejăm datele dvs cu caracter personal atunci când interacționați cu noi în legătură cu proiectele și serviciile noastre, inclusiv prin site-ul nostru web sau prin aplicațiile disponibile pe telefonul mobil.

Ne rezervăm dreptul de a actualiza și modifica periodic această Politică de Confidențialitate, pentru a reflecta orice modificări ale modului în care prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal sau orice modificări ale cerințelor legale. În cazul oricărei astfel de modificări, vom afișa pe website-ul nostru versiunea modificată a Politicii de Confidențialitate, motiv pentru care vă rugăm să verificați periodic conținutul acestei Politici de Confidențialitate.

PRINCIPII LEGATE DE PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

(1) Datele cu caracter personal sunt:

1. a) prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată (legalitate, echitate si transparență);
2. b) colectate în scopuri determinate, explicite și legitime și nu sunt prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri; prelucrarea ulterioara în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare științifică sau istorică ori în scopuri statistice nu este considerată incompatibilă cu scopurile inițiale, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1) (limitări legate de scop); 
3. c) adecvate, relevante și limitate la ceea ce este necesar în raport cu scopurile în care sunt prelucrate (reducerea la minimum a datelor);
4. d) exacte și, în cazul în care este necesar, să fie actualizate; trebuie să se ia toate masurile necesare pentru a se asigura că datele cu caracter personal care sunt inexacte, având în vedere scopurile pentru care sunt prelucrate, sunt șterse sau rectificate fără întârziere (exactitate);
5. e) păstrate într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pe o perioadă care nu depășeste perioada necesară îndeplinirii scopurilor în care sunt prelucrate datele; datele cu caracter personal pot fi stocate pe perioade mai lungi în măsura în care acestea vor fi prelucrate exclusiv în scopuri de arhivare în interes public, în scopuri de cercetare știintifică sau istorică ori in scopuri statistice, în conformitate cu articolul 89 alineatul (1), sub rezerva punerii în aplicare a măsurilor de ordin tehnic si organizatoric adecvate prevăzute în prezentul regulament în vederea garantării drepturilor si libertatilor persoanei vizate (limitări legate de stocare);
6. f) prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare (integritate și confidențialitate).

IDENTIFICAREA OPERATORULUI

CINE SUNTEM ȘI CUM NE PUTEȚI CONTACTA

Asociația Absolvenților din Timișoara este o persoană juridică de naționalitate română, având sediul social în Mun. Timișoara, Str. Arieș nr. 19, Camera 202/13, jud. Timiș, cod unic de înregistrare fiscală 50604607/27.09.2024, avand cont nr. RO06BTRLRONCRT0689797201, deschis la Banca Transilvania (în continuare “Asociația Absolvenților din Timișoara” sau “noi“). În sensul legislației cu privire la protecția datelor, suntem operator atunci când prelucrăm datele dvs cu caracter personal.

Întrucât suntem întotdeauna deschiși să aflăm opiniile dumneavoastră, precum și să vă furnizăm orice informații suplimentare de care ați putea avea nevoie cu privire la prelucrarea datelor dvs, vă încurajăm să contactați Responsabilul Asociației Absolvenților din Timișoara cu protecția datelor la adresa de e-mail contact@absolventromania.ro – cu mențiunea „Prelucrare date cu caracter personal”.

CE CATEGORII DE DATE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRĂM

În general, colectăm datele dvs. cu caracter personal direct de la dumneavoastră, astfel încât aveți controlul asupra tipului de informație pe care ne-o oferiți. Cu titlul de exemplu, primim informații de la dvs. astfel:

1. Când participați în mod direct la campaniile si proiectele noastre în calitate de participant, donator, sponsor, membru sau voluntar, ne transmiteți:

• numele și prenumele sau denumire;
• date de identificare CI: serie, număr;
• data nașterii, sexul, domiciliul/reședința, cetățenia;
• instituția de învățământ;
• date de identificare fiscală: CIF, nr. înregistrare la Registrul Comerțului, sediu, cont bancar;
• adresa de e-mail;
• număr telefon mobil, număr telefon fix;
• adresa alternativă de e-mail etc.

2. Când plasați o ofertă de susținere financiară sau materială ne obligăm să vă furnizăm documente fiscale care să ateste contribuția dv.
3. Putem, de asemenea, să colectăm și să prelucrăm ulterior anumite informații cu privire la comportamentul dvs în timpul vizitării site-ului nostru web, pentru a vă personaliza experiența online. Vă invităm să aflați mai multe detalii în acest sens prin consultarea secțiunii privitoare la scopurile prelucrării de mai jos.

Pe site-ul nostru putem stoca și colecta informații în cookie-uri și tehnologii similare, conform politicii de cookie-uri. 

Nu colectăm și nu prelucrăm în alt mod date sensibile, incluse de Regulamentul general privind protecția datelor în categorii speciale de date cu caracter personal. De asemenea, nu dorim să colectăm sau să prelucrăm date ale minorilor care nu au împlinit vârsta de 18 ani.

MANAGEMENTUL PROCESULUI DE SEMNARE SI DERULARE A CONTRACTELOR DE SPONSORIZARE, FINANTARE SI DONATIE DIRECTA PRIN PAGINI WEB SPECIALIZATE

Scop: Derularea taxelor de participare, contractelor de sponsorizare și donație pentru susţinerea proiectelor și campaniilor desfășurate de Asociația Absolvenților din Timișoara. 

Legalitate: demersuri în vederea semnării contractului de participare/sponsorizare/donatie şi derularea acestora cu respectarea legislatiei in vigoare.

Persoane vizate: persoane fizice, reprezentanții companiilor vizate, reprezentanți ai instituțiilor, reprezentanți ai fundaţiilor şi ONG-urilor vizate, reprezentanți ai furnizorilor.

Date cu caracter personal:

• Date de identificare reprezentanţi sponsori: nume şi prenume, data nașterii, sex, funcţie, loc de muncă, date de identificare fiscală, semnătura;
• Date de identificare pentru donatorii persoane fizice: nume şi prenume, data nașterii, sex, domiciliu, serie şi număr carte de identitate, cetăţenie, funcţie, loc de muncă, cont bancar, instituție de învățământ, semnătura;
• Date de contact: numărul de telefon și adresa de e-mail, adresa de corespondenţă;
• Alte date cu caracter personal derivate din obiectul specific al contractului de sponsorizare.

Durata de prelucrare: durata de derulare a contractului de sponsorizare, la care se adăuga o perioadă de arhivare este de 10 ani.

CARE SUNT SCOPURILE ȘI TEMEIURILE PRELUCRĂRII

Vom utiliza datele dvs. cu caracter personal în următoarele scopuri:

1. Pentru prestarea serviciilor Asociației Absolvenților în beneficiul dvs.

Acest scop general poate include, după caz, următoarele:

1. a) Crearea și administrarea contului în cadrul platformei Asociației Absolvenților din Timișoara;
2. b) Prelucrarea cererilor si ofertelor de donație/sponsorizare (materială și financiară) în campaniile desfășurate;
3. c) Informarea privind rolul, scopul, destinația, perioada și denumirea campaniilor de strângere de fonduri;
4. d) Soluționarea și prelucrarea documentelor de donație/sponsorizare în afara campaniilor desfășurate (susținător constant);
5. e) Soluționarea actelor de sponsorizare/donatie și a documentelor fiscale   (chitanțe, etc);
6. f) Prelucrarea datelor cu caracter personal al voluntarilor;
7. d) Asigurarea serviciilor de suport, inclusiv oferirea de răspunsuri la întrebările dvs cu privire la proiectele, campaniile si serviciile oferite de Asociația Absolvenților din Timișoara sau ale partenerilor.

Prelucrarea datelor dvs. pentru aceste scopuri este în cele mai multe cazuri necesară pentru încheierea și executarea unui contract între Asociația Absolvenților din Timișoara și dvs. De asemenea, anumite prelucrări subsumate acestor scopuri sunt impuse de legislația aplicabilă, inclusiv legislația fiscală și contabilă. De asemenea, Asociația Absolvenților din Timișoara poate furniza datele dumneavoastră către angajații, voluntarii și colaboratorii contractuali (e.g., furnizori de de servicii de marketing, de plată/bancare, de call center etc.) ai Asociației Absolvenților din Timișoara, dar numai în temeiul unui angajament de confidențialitate din partea acestora, prin care garantează că aceste date sunt păstrate în siguranță și că furnizarea acestor informații personale se face conform legislației în vigoare, și numai pentru scopurile prevăzute mai sus la literele a) – d) și/sau pentru cele prevazute la punctele 2. (Pentru îmbunătățirea serviciilor noastre), 3. (Pentru marketing) si 4. (Pentru apărarea intereselor noastre legitime) de mai jos.

1. Pentru îmbunătățirea serviciilor noastre

Ne dorim în permanență să vă oferim cea mai bună experiență de informare online. Pentru aceasta, putem colecta și utiliza anumite informații în legătură cu comportamentul dvs. de participant, membru, donator, sponsor, voluntar. Vă putem invita să completați chestionare de satisfacție subsecvent a modului de lucru sau putem desfășura, direct sau cu ajutorul unor parteneri, studii și cercetări în domeniul educațional, cultural sau științific. 

Ne întemeiem aceste activități pe interesul nostru legitim de a desfășura activități sociale, având întotdeauna grijă ca drepturile și libertățile dvs. fundamentale să nu fie afectate.

1. Pentru marketing

Vrem să vă ținem la curent cu privire la proiectele, serviciile noastre sociale și campaniile desfășurate. În acest sens, vă putem trimite orice tip de mesaj (cum ar fi: e-mail/SMS/telefonic/mobile push/webpush/etc.)  continând informații generale și tematice, informații cu privire la proiectele, tipul de servicii oferite de organizația noastră, informații cu privire la campaniile de strângere de fonduri sau cum să devii voluntar precum și alte comunicari cum ar fi sondaje de opinie, și putem afișa recomandări personalizate pe site-ul web. Pentru a vă pune la dispoziție informații de interes pentru dvs., putem folosi anumite date cu privire la comportamentul dvs. de donator, sponsor, participant sau voluntar al organizatiei pentru a vă crea un profil. Ne asigurăm întotdeauna că aceste prelucrări se efectuează cu respectarea drepturilor și libertăților dvs. și că deciziile luate în baza acestora nu au efecte legale asupra dvs. și nu vă afectează similar într-o măsură semnificativă.

În cele mai multe cazuri, ne întemeiem comunicările de marketing pe consimțământul dvs. prealabil. Vă puteți răzgândi și retrage consimțământul în orice moment, prin:

– Accesarea link-ului de dezabonare afișat în cadrul mesajelor pe care le primiți de la noi; sau prin

– Contactarea Asociației Absolvenților din Timișoara folosind detaliile de contact descrise mai sus.

În anumite situații, ne putem baza activitățile de marketing pe interesul nostru legitim de a ne promova și dezvolta proiectele si campanile sociale, educaționale și culturale. În orice situație în care folosim informații cu privire la dvs. pentru un interes legitim al nostru, avem grijă și luăm toate măsurile necesare pentru ca drepturile și libertățile dvs. fundamentale să nu fie afectate. Cu toate acestea, ne puteți solicita oricând, prin mijloacele descrise mai sus, să oprim prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în scop de marketing, urmând să dăm curs cererii dvs.

1. Pentru apărarea intereselor noastre legitime

Pot exista situații în care vom folosi sau transmite informații pentru a ne proteja drepturile și activitatea. Acestea pot include:

– Măsuri de protecție a site-ului web și a utilizatorilor platformei Asociației Absolvenților din Timișoara față de atacuri cibernetice:

– Măsuri de prevenire și detectare a tentativelor de fraudare, inclusiv transmiterea unor informații către autoritățile publice competente;

– Măsuri de gestionare a diverselor altor riscuri.

Temeiul general al acestor tipuri de prelucrări este interesul nostru legitim de a ne apăra activitatea, fiind înțeles că ne asigurăm că toate măsurile pe care le luăm garantează un echilibru între interesele noastre și drepturile și libertățile dvs. fundamentale.

De asemenea, în anumite cazuri ne întemeiem prelucrarea pe dispoziții legale cum ar fi obligația de a asigura paza bunurilor și valorilor prevăzută de legislatia aplicabila în această materie.

CÂT TIMP PĂSTRĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL

Ca regulă generală, vom stoca datele dvs. cu caracter personal pe o perioadă de 10 ani. Puteți să ne solicitați oricând ștergerea anumitor informații și vom da curs acestor solicitări, sub rezerva păstrării anumitor informații în situațiile în care legislația aplicabilă sau interesele noastre legitime o impun.

Datele dvs. cu caracter personal vor fi stocate în baza noastra de date pe o perioadă de maxim 10 ani.

CUI TRANSMITEM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL

După caz, putem transmite sau oferi acces la anumite date cu caracter personal ale dvs. doar autorităților fiscale sau instituții statului cand legislația o impune.

În cazul în care ne revine o obligație legală sau dacă este necesar pentru a ne apăra un interes legitim, putem de asemenea divulga anumite date cu caracter personal unor autorități publice.

Ne asigurăm că accesul la datele dvs. de către terții persoane juridice de drept privat se realizează în conformitate cu prevederile legale privind protecția datelor si confidențialitatea informațiilo.

ÎN CE ȚĂRI TRANSFERĂM DATELE DVS. CU CARACTER PERSONAL

În prezent, stocăm și prelucrăm datele dvs. cu caracter personal exclusiv pe teritoriul României.

CUM PROTEJĂM SECURITATEA DATELOR DVS. CU CARACTER PERSONAL

Ne angajăm să asigurăm securitatea datelor cu caracter personal prin implementarea unor măsuri tehnice și organizatorice adecvate, conform standardelor legale.

Transmisia datelor dvs. cu caracter personal se face folosind algoritmi de criptare și le stocăm pe servere securizate, asigurând în același timp redundanța datelor.

În ciuda măsurilor luate pentru a proteja datele dvs. cu caracter personal, vă atragem atenţia că transmiterea informaţiilor prin Internet, în general, sau prin intermediul altor reţele publice, nu este complet sigură, existând riscul ca datele să fie văzute şi utilizate de către terţe părţi neautorizate. Nu putem fi responsabili pentru astfel de vulnerabilități ale unor sisteme care nu sunt sub controlul nostru.

CE DREPTURI AVEȚI

Regulamentul general privind protecția datelor vă recunoaște o serie drepturi în legătură cu datele dvs. cu caracter personal. Puteți solicita accesul la datele dvs., corectarea oricăror greșeli din fișierele noastre și/sau vă puteți opune la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. De asemenea, vă puteți exercita dreptul de a vă plânge autorității de supraveghere competente sau de a vă adresa justiției. După caz, puteți beneficia și de dreptul de a solicita ștergerea datelor dvs. cu caracter personal, dreptul la restricționarea prelucrării datelor dvs. și dreptul la portabilitatea datelor.

Mai multe informații despre fiecare dintre aceste drepturi pot fi obținute prin consultarea tabelului prezentat mai jos.

Pentru a vă putea exercita drepturile, ne puteți contacta folosind detaliile de contact expuse mai sus. Vă rugăm să rețineți următoarele aspecte dacă doriți să vă exercitați aceste drepturi:

Identitate. Luăm în serios confidențialitatea tuturor înregistrărilor care conțin date cu caracter personal. Din acest motiv, vă rugăm sa ne transmiteți cererile dvs. cu privire la astfel de înregistrări folosind adresa de e-mail aferentă contului Asociației Absolvenților din Timișoara. În caz contrar, ne rezervăm dreptul de a vă verifica identitatea prin solicitarea de informații suplimentare care au ca scop confirmarea identității dvs.

Onorarii. Nu vom solicita o taxă pentru a vă exercita vreun drept în ceea ce privește datele dvs. cu caracter personal.

Durata de răspuns. Ne propunem să răspundem la orice solicitări valide în termen de maximum o lună, cu excepția cazului în care acest lucru este deosebit de complicat sau dacă ați făcut mai multe solicitări, caz în care urmează să răspundem în termen de maximum două luni. Vă vom anunța dacă vom avea nevoie de mai mult de o lună. S-ar putea să vă întrebăm dacă puteți să ne spuneți exact ce doriți să primiți sau ce anume vă îngrijorează. Acest lucru ne va ajuta să acționăm mai repede si sa scurtăm timpul de răspuns la solicitarea dvs.

Drepturile terțelor părți. Nu trebuie să respectăm o cerere în cazul în care ar afecta în mod negativ drepturile și libertățile altor persoane vizate.

DREPTURI VIZATE

ACCESUL

Puteți să ne cereți:

• să confirmăm dacă vă prelucrăm datele cu caracter personal;
• să vă punem la dispoziție o copie a acestor date;
• să vă oferim alte informații despre datele dvs. cu caracter personal, cum ar fi datele pe care le avem, la ce le folosim, cui i le divulgăm, dacă le transferăm în străinătate și cum le protejăm, cât timp le păstrăm, ce drepturi aveți, cum puteți face o plângere, de unde am obținut datele dvs., în măsura în care informațiile nu v-au fost deja furnizate prin această informare.

RECTIFICAREA

Ne puteți cere să rectificăm sau să completăm datele dvs cu caracter personal inexacte sau incomplete.

Este posibil să încercăm să verificăm exactitatea datelor înainte de rectificarea acestora.

ȘTERGEREA DATELOR

Ne puteți cere să vă ștergem datele cu caracter personal, dar numai în cazul în care:

• acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate; sau
• v-ați retras consimțământul (în cazul în care prelucrarea datelor se face pe bază de consimțământ); sau
• dați curs unui drept legal de a vă opune; sau
• acestea au fost prelucrate ilegal; sau
• ne revine o obligație legală în acest sens.

Nu avem obligația de a ne conforma solicitării dvs. de ștergere a datelor dvs. cu caracter personal în cazul în care prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal este necesară:

• pentru respectarea unei obligații legale; sau
• pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță.

Există anumite alte circumstanțe în care nu suntem obligați să respectăm solicitarea dvs. de ștergere a datelor, deși acestea două sunt cele mai probabile circumstanțe în care v-am putea refuza această solicitare

Să aveti in vedere că, înaintea exercitării acestui drept, să vă descărcati din contul Asociației Absolvenților din Timișoara si sa va salvati toate documentele si informatiile aferente contributiei dvs. In cazul in care nu efectuati acest demers inainte de a va exercita dreptul de stergere, veti pierde toate aceste informatii iar Asociația Absolvenților din Timișoara va fi in imposibilitate de a vi le pune la dispozitie, dupa caz, deoarece procesul de stergere a datelor, respectiv a contului, cu toate datele si documentele aferente acestuia, este un proces ireversibil.

RESTRICȚIONAREA PRELUCRĂRII DATELOR

Ne puteți cere să restricționăm prelucrarea datelor cu caracter personal, dar numai în cazul în care:

• acuratețea lor este contestată (a se vedea secțiunea de rectificare), pentru a ne permite să verificăm acuratețea acestora; sau
• prelucrarea este ilegală, dar nu doriți ca datele să fie șterse; sau
• acestea nu mai sunt necesare pentru scopurile pentru care au fost colectate, dar dvs aveți nevoie de ele pentru a constata, a exercita sau a apăra un drept în instanță; sau
• v-ați exercitat dreptul de a vă opune, iar verificarea dacă drepturile noastre prevalează este în desfășurare.

Putem continua să folosim datele dvs. cu caracter personal în urma unei solicitări de restricționare, în cazul în care:

• avem consimțământul dvs.; sau
• pentru a constata, exercita sau asigura apărarea unui drept în instanță; sau
• pentru a proteja drepturile Asociației Absolvenților din Timișoara sau ale altei persoane fizice sau juridice.

PORTABILITATEA DATELOR

Ne puteți cere să vă furnizăm datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent și care poate fi citit automat, sau puteți solicita ca acesta să fie „portat” direct către un alt operator de date, dar în fiecare caz numai dacă:

• prelucrarea se bazează pe consimțământul dvs. sau pe încheierea sau executarea unui contract cu dvs; și
• prelucrarea se face prin mijloace automate.

OPOZIȚIA

Vă puteți opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care vă aflați, prelucrării datelor dvs. cu caracter personal în temeiul interesului nostru legitim, în cazul în care considerați că drepturile și libertățile dvs. fundamentale prevalează față de acest interes.

De asemenea, vă puteți opune oricând prelucrării datelor dvs. în scop de marketing direct (inclusiv crearea de profiluri), fără a invoca vreun motiv, caz în care vom înceta în cel mai scurt timp posibil această prelucrare.

LUAREA DE DECIZII AUTOMATE

Puteți cere să nu faceți obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, dar numai atunci când decizia respectivă:

• produce efecte juridice cu privire la dvs.; sau
• vă afectează în alt mod similar și într-o măsură semnificativă.

Acest drept nu se aplică în cazul în care decizia la care s-a ajuns în urma luării automate a deciziilor:

• ne este necesară pentru a încheia sau a derula un contract sau emiterea de documente fiscale cu dvs.;
• este autorizată prin lege și există garanții adecvate pentru drepturile și libertățile dvs.; sau
• se bazează pe consimțământul dvs. explicit.

 PLÂNGERI

Aveți dreptul să depuneți o plângere la autoritatea de supraveghere cu privire la prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal. În România, datele de contact ale autorității de supraveghere pentru protecția datelor sunt următoarele:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

B-dul G-ral. Gheorghe Magheru nr. 28-30, Sector 1, cod poștal 010336, București, Romania

Telefon: +40.318.059.211 sau +40.318.059.212;

E-mail: anspdcp@dataprotection.ro

Fără a vă afecta dreptul dvs de a contacta în orice moment autoritatea de supraveghere, vă rugăm să ne contactați în prealabil, și vă promitem că vom depune toate eforturile necesare pentru a rezolva orice problemă pe cale amiabilă: – prin e-mail la adresa contact@absolventromania.ro sau prin poștă cu scrisoare recomandată, cu mențiunea „Prelucrare date cu caracter personal”.